職位說明書多數(shù)時(shí)候用表格形式來表示，有時(shí)也可采用敘述形式，主要根據(jù)人力資源部門或企業(yè)的管理工作的特點(diǎn)靈活運(yùn)用。如下明德咨詢公司對職位說明書的編寫準(zhǔn)則進(jìn)行了歸納。

職位說明書是從“工作”和“人員”兩方面來考慮人力資源管理工作的。因此職位說明書的編制必須遵循以下準(zhǔn)則：

（一）結(jié)構(gòu)完整
成都明德咨詢公司認(rèn)為結(jié)構(gòu)完整是指在編寫工作說明的程序上要保證其全面性。職位說明書的編寫一般由現(xiàn)職人員自我描述，主管領(lǐng)導(dǎo)審定，專家撰寫主要職位，人力資源部及其他部門工作人員協(xié)助完成其他工作描述。這就要求在編寫的過程中，一定要保證職位說明書的內(nèi)容完整，結(jié)構(gòu)合理。

（二）表達(dá)準(zhǔn)確
職位說明書應(yīng)當(dāng)清楚的說明職位的工作情況，描述要準(zhǔn)確，語言要精煉。表達(dá)一定要準(zhǔn)確，這就要求編寫時(shí)要選用規(guī)范的詞匯來表述說明書的內(nèi)容。如在運(yùn)用表示動作的詞匯時(shí)，力圖寫明其標(biāo)準(zhǔn)，避免用詞含糊。通常情況下，組織中較低級職位的任務(wù)最為具體；而較高層次的職位則處理涉及面更廣一些的問題。但不能拘泥于這條原則，有些描述如在表述如工作的種類、復(fù)雜程度、技能要求程度、可能出現(xiàn)的部門的標(biāo)準(zhǔn)化程度、任職者對工作的各方面所負(fù)責(zé)任大小、責(zé)任的程度與類型等指標(biāo)的時(shí)候，可適當(dāng)采用平實(shí)的詞匯來表示。我們所寫的職位說明書要讓大家能夠理解，而不僅僅是少數(shù)的技術(shù)專家能夠理解，因此，當(dāng)遇到技術(shù)性的問題時(shí)，盡量轉(zhuǎn)化成較為通俗的語言。

（三）邏輯順暢
以符合邏輯的順序來組織工作職責(zé)。一般說來，一個(gè)職位通常有多項(xiàng)工作職責(zé)，在職位說明書中羅列這些工作職責(zé)的時(shí)候并非是雜亂無章的、隨機(jī)的，而是要按照一定的邏輯關(guān)系順序來編排，這樣才有助于理解和使用職位說明書。較常見的組織工作職責(zé)的次序是按照各項(xiàng)職位的重要程度和所花費(fèi)的人力資源成本及必要?jiǎng)趧訒r(shí)間來確定。

（四）講求實(shí)用
“任務(wù)明確好上崗，職責(zé)明確易考核，資格明確好培訓(xùn)，層次清楚能評價(jià)”。與此同時(shí)，還應(yīng)該表明各項(xiàng)職責(zé)所出現(xiàn)的頻率。表示各項(xiàng)職責(zé)出現(xiàn)的頻率高低可以通過完成各項(xiàng)職責(zé)的時(shí)間所占的比重來表示，因此，可以在各項(xiàng)工作職責(zé)旁邊加上一列，表明各項(xiàng)職責(zé)在總的職責(zé)中所占的百分比。

（五）劃分清楚
職位說明書要達(dá)到一一對應(yīng)。并且把握分層分類的原則，將職位的層次和類別劃分清楚。每個(gè)職位要對應(yīng)唯一的職位說明書， 同是每個(gè)職位也只能由唯一的一份說明書解釋。這就要求說明書在編制的時(shí)候一定要將職位界限劃分清楚，涇渭分明，不能出現(xiàn)交叉，疊摞現(xiàn)象。當(dāng)然也不能出現(xiàn)劃分界限上的空白地帶，不能出現(xiàn)找不到職位說明書的職位。最理想的狀態(tài)是界限彼此相臨，無交叉、無空白?，F(xiàn)實(shí)中，往往是以非關(guān)鍵要素出現(xiàn)交叉為宜。

（六）規(guī)范易讀
在編制職位說明書時(shí)，一般要選用專業(yè)的詞匯來表述。比如：分析、搜集、分解、監(jiān)督等。對職位具體行為的描述一定要用最恰當(dāng)?shù)脑~語描述。通過對專業(yè)人士的訪談和觀察獲取與職位行為最匹配的詞匯，也可以通過查閱職位描述詞典來獲得精確的描繪詞語。當(dāng)然，職位說明書也要堅(jiān)持簡潔易懂的原則，不能過分追求專業(yè)性而使說明書晦澀難懂。要堅(jiān)持大眾化原則，使從業(yè)人員能體會和領(lǐng)悟到工作的具體要求。總之，要一語中的，專業(yè)性和簡易性相結(jié)合。

（七）體例統(tǒng)一
文件格式要統(tǒng)一，可參照典型職位說明書樣本編寫。注意整體的協(xié)調(diào)性，做到美觀大方，形式一致，職位說明書要體例統(tǒng)一，分層分類，互有區(qū)分，整體和諧。

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信息來源：咨詢公司