時間管理這事，說復(fù)雜也復(fù)雜，說簡單也簡單。

說它復(fù)雜，因為這里有很多技巧：批量處理、時間單元、一時一事、碎片時間利用、先啃硬骨頭……不一而足。這些皆為枝節(jié)，今下不談。

說它簡單，因為在我的理論體系中，只有三件事是中流砥柱。做好這三件事，便能綱舉目張，成為入門級的時間管理高手。

它們分別是：精細(xì)使用時間，壓縮低效活動，構(gòu)建時間管理系統(tǒng)。

對于前兩件，不僅需要“知其然，知其所以然”，還需要身體力行、不斷修煉，以后有機(jī)會細(xì)說。對于第三件，相對來說，更容易在短時間內(nèi)速成。我掐指一算，大約半小時。

今天來說說第三件事。

自己的，小快靈

大點的公司常會安排的員工的職業(yè)培訓(xùn)，其中少不了時間管理的課程。頭一次聽這類課程，你覺得很爽很燃，“收獲頗豐”，好像找到了一把打開超能力的鑰匙，生活就要翻天覆地、脫胎換骨了。

可一到了實戰(zhàn)，你感覺“不得勁”。要么，你覺得總要弄這弄那，好麻煩；要么，你堅持了幾天，發(fā)現(xiàn)效果并不明顯。一來二去，你開始認(rèn)為，所謂的時間管理都是扯淡，“計劃趕不上變化”。接著，又回到了隨心隨性、自由馳騁的老路子。

不是課程沒用，而是你姿勢不對。課程上講了許多技巧：教你思維導(dǎo)圖，教你要事優(yōu)先，教你四個象限的處理原則……這些或多或少會有用處。但這些獨立的技術(shù)，只能碎片化地改變你的行為，即無法支撐整個體系，也不能持續(xù)地驅(qū)動你的生活，更不會系統(tǒng)地改造你自身。

所以，我覺得，課程培訓(xùn)里，那些技術(shù)枝節(jié)不重要，重要的是時間管理的思路和系統(tǒng)設(shè)計的邏輯。你要用這套思路，構(gòu)建一個小快靈的自己的時間管理系統(tǒng)。這才是精髓所在。

這有兩個要點：

第一，自己的。

要有自己的時間管理系統(tǒng)。

不要照搬課程或書上的方法，那樣做的結(jié)果大概率是“不好使”。

千人千面，不同的性格、習(xí)慣、行業(yè)和工作內(nèi)容，必然對應(yīng)著不同的管理工具。你很難想象，“奔波在外的銷售”和“整天坐班的HR”，會用同一套工具來管理時間。真若如此，就說明那套東西很粗放，不能敏感地匹配不同人群，更談不上精細(xì)地提升效率。

你需要的是一套量身定做、嚴(yán)絲合縫的系統(tǒng)。像一套私人訂制的西裝，精細(xì)貼合你的工作生活，以提升你個人機(jī)器的運轉(zhuǎn)效率。你會根據(jù)自己的需求去設(shè)計細(xì)節(jié)。而一切的出發(fā)點是“更舒服、更高效”。如人飲水，冷暖自知，你的感受只有自己知道，沒人能代替你做這個事情。

一千人眼里，有一千個哈姆雷特，也有一千套時間系統(tǒng)。

第二，小快靈。

在我的實踐里，很少使用GTD軟件或APP來管理時間。我覺得那樣太重了：越是深度開發(fā)的軟件，越讓我覺得失去靈活性，也離“自行設(shè)計”的理念越遠(yuǎn)。

“每次接到事項，都要打開APP，花幾秒進(jìn)行錄入”的動作不會讓我感到舒服；我也不會習(xí)慣“奔波了一天，回家后還要專門花時間，打開電腦，錄入或刪除事項”……這增加了負(fù)擔(dān)，傷害了效率。

太復(fù)雜的邏輯、太復(fù)雜的方法，都和我的初衷背道而馳。我追求的是個幫手，而不是個累贅。

我常用的只是：手機(jī)、電腦、A4紙、郵箱、云筆記。都是最普通的東西。通過對它們的組合設(shè)計，捏合成最舒服順手的工具。它的自由度很高，調(diào)整起來很方便；它很輕，你可以隨時拎包出門，絲毫不影響打仗。一切的出發(fā)點都是“更舒服、更高效”。“好用與否”是這里檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

我要一把靈巧鋒利的匕首，而不是一臺沉重臃腫的大炮。

在我的舊文《一個小快靈的郵件管理方法》里，就呈現(xiàn)了這樣一個時間管理系統(tǒng)。那段時間，我的主要工作是運營管理，所以郵箱是主要載體。后來工作內(nèi)容有了些變化，泡在市場前線的時間多了，這套系統(tǒng)就不那么合身了。

于是，我使用了下面這個系統(tǒng)。

舉個例子

在印象筆記建四個文檔：“todo池”、“todo now”、“todo short”和“todo long”。

它們的分工是這樣的：

todo池：收集來的待辦事項。它們還沒來得及處理歸檔，橫七豎八地趟在這里。

todo now：立即要做的事。如：老板的一切指示、客戶急需的項目數(shù)據(jù)、火急火燎的事故處理……大原則是：盡量讓“todo now”處于清空狀態(tài)。

todo short：稍后要做的事情。這個“稍后”可能指的是半天或一天。它們需要在較短的期限內(nèi)完成，但不如“todo now”們緊急，可以“稍放一放”。只要保證“todo now”全部處理完畢，再來應(yīng)付這個標(biāo)簽，就可以很從容了。

todo long：較長要做的事情。這個“long”可能是一周甚至更長。其中事項可能是：下周三要參加的飯局、兩周后需要提交的合同樣本等。

這四個文檔在不斷動態(tài)迭代：完成了的，就銷項了；“todo now”清空了，會有部分“todo short”的部分事項升級上來。

場景變成了這樣

路上接到電話，有幾個事要處理。如果它很緊急，則立即處理；如果它能在1分鐘內(nèi)解決（比如轉(zhuǎn)發(fā)微信、通知某人），則立即處理；如果它不那么緊急，則速記下來，扔到“todo池”里。記下來了，就不會丟了；心里踏實，腦子里不再惦記了。

上午等電梯，打開iphone，看看“todo now”（以前這個時間是拿來刷朋友圈了），琢磨下這個事的處理思路，想想那個電話該怎么打。

到了公司，集中精力，逐一地處理“todo now”。不做完不休息。當(dāng)清空“todo now”時，心里踏實了，松一口氣。

“在咖啡廳等人”或“外出的出租上”，剛好有十來分鐘的空閑，打開全鍵盤手機(jī)，清理“todo池”，剪切粘貼，讓各個事項去到該去的地方。如果還有時間？摟一眼“todo short”，順手清掉了幾件事，銷項，翻篇，釋放大腦內(nèi)存。

回家路上，花五分鐘做個梳理：有的事項，做完了就刪除了；有的事項，升級了；有的事項，臨時想起來，新增上去。當(dāng)“todo now”再度空空如也，感覺心如止水、中氣十足。

根據(jù)個人需求，我會有微調(diào)。比如把“schedule”模塊嵌入到“todo now”里。里面記錄了事件的日期節(jié)點，一目了然，不會遺漏。

如此，生活進(jìn)入了可控、有序、高效的狀態(tài)。

再啰嗦幾句

1、外接硬盤

大腦的擅長是思考，而不是記憶。硬盤和紙筆的擅長才是記憶。對于我等天賦平平的普通人，本來大腦內(nèi)存就小，若還要純用腦力承擔(dān)瑣碎事務(wù)的記憶工作，必然不勝其苦。

以上這套行為，相當(dāng)于外接了一個移動硬盤，通過一個不太復(fù)雜的方法，將并非必要的記憶工作承接了下來。從而將我的腦力解放出來，去做更多的發(fā)散思考和邏輯推理。

以前腦子里裝10件事都會混成一鍋粥，現(xiàn)在接收100件事也不會覺得混亂。這就是時間管理創(chuàng)造的生產(chǎn)力。

2、todo驅(qū)動

這套系統(tǒng)并不復(fù)雜，但它極大地簡化了我的生活。一個很大的好處是，它讓我的生活變成了“todo驅(qū)動”。

我會進(jìn)行深度思考，會審視大方向，也會擬定中長期的目標(biāo)計劃，然后將計劃分解到這套系統(tǒng)里。

努力不再是一個抽象的感念，而是一個個具體的、可觸摸的事項。想要變得更好？很簡單，去完成“銷項”就好了。就像高中時的寫作業(yè)，完成一項，劃掉一項。

你付出的點點滴滴，都沒有浪費，都在做正功。這種感覺，會讓你更有努力的動力。

3、不拘一格

不要拘泥于格式。美觀和整潔并不是最重要的。你是寫給自己看的，舒服好用才是王道。太追求外形美觀和格式整齊，反而會拖低效率。

實際上，我更傾向于信筆涂鴉式的記錄，更快更省時。自己能看懂就行。

4、不要照搬

上面的例子只是拋磚引玉。我用的很舒服，到給你那可能就不痛快。機(jī)械照搬式的拿來主義，不一定給你最好的使用體驗?；貭t再造是必要的過程。相較于具體細(xì)節(jié)，本文的思路才是更值得借鑒參考的。

毛主席說，“自己動手，豐衣足食”；巴菲特說，“學(xué)我者生，似我者死”。

5、常常梳理

系統(tǒng)做好了，就要經(jīng)常用。它是來幫你解決問題的，不是擺在客廳里裝點門面的。

如果你磨合出了一套很舒服的系統(tǒng)，那它的使用頻率會很高。水乳交融，它融入你的生活，成為你身體的一部分。

而梳理，是系統(tǒng)的潤滑油，是一個常態(tài)化的動作，是保證機(jī)器順暢運轉(zhuǎn)的必要方式。為什么我不斷強(qiáng)調(diào)“小快靈”：只有足夠輕便，梳理起來才會毫不費力，才會消除你內(nèi)心的抵觸抗拒。

6、云筆記

云筆記是很有用的工具。我可以用全鍵盤手機(jī)躺在沙發(fā)上做編輯，也可以用iphone隨時進(jìn)行的查看閱讀，還可以坐在筆電腦前地制訂一個月的計劃。云筆記能在多個終端進(jìn)行同步互通，這讓事情變得高效方便。

我習(xí)慣用印象筆記，但這并非必須。市面上有很多云筆記，選一款舒服合適的就好。如果實在不喜歡，iphone自帶的備忘錄也可以滿足基本需求。

7、適度管理

講創(chuàng)業(yè)的時候，有一點很重要：適度管理。管理服務(wù)于業(yè)務(wù)，夠用就好。到什么階段，用什么程度的管理。一個初創(chuàng)企業(yè)，上來就套用五百強(qiáng)的管理流程，那只會消耗有限的創(chuàng)業(yè)資源。

同樣的道理，時間管理為生活運轉(zhuǎn)服務(wù)，它只是一項工具。產(chǎn)出為本，工具為用。不是為了時間管理而管理，更好的表現(xiàn)、更強(qiáng)的輸出才是我們的目標(biāo)所在。